公務機密維護宣導-淺談採購業務之保密規定

公務機密維護宣導-淺談採購業務之保密規定

壹、前言

採購乃政府機關推動業務之必要工作，而為維護公共利益及公平合理之原則，我國在政府採購法及施行細則等相關法令中設有所謂的保密義務，主要目的在避免採購人員以及代辦採購廠商，因職務關係或機會使特定廠商獲取不正利益，以致影響採購之公正性。由於現行規定及函釋龐雜，相關人員很容易因一時失察以致洩密，甚至遭到行政或刑事責任之追究。有鑑於此，本文特歸納相關規定，俾供各界參考。

貳、相關保密義務

為落實保密義務，採購人員倫理準則在第７條定有採購人員不得有之行為，其中第７款「洩漏應保守秘密之採購資訊」係原則性之規定。而上述應予保密之範圍，則於政府採購法及施行細則等法令有所明定。此外，相關法令對於代辦採購廠商、評選、協商、工程施工查核以及稽核等相關人員，亦設有保密規定，顯見其適用對象非常廣泛。下列的採購資訊或資料屬於保密範圍：

• 招標文件〈政府採購法第34條第１、２及４款〉
• 廠商資料〈採購評選委員會審議規則第13條第１項〉
• 底價資料〈政府採購法第34條第３項、政府採購法施行細則第75條〉
• 協商措施內容〈政府採購法第57條第１款〉
• 評選資料

由於評選攸關採購品質，因此從委員名單、會議紀錄、評分以及工作小組成員等，均定有保密規定

• 採購稽核資料〈採購稽核小組作業規則第４條第５、６款〉

稽核委員辦理稽核監督，應公正行使職權，不得有洩漏應保密之稽核監督所獲資訊或資料，洩漏應保密之稽核監督時間、地點及對象等情形。

• 工程施工查核資料〈工程施工查核小組作業辦法第13條第４、５款〉

查核委員辦理查核時，應公正執行職權，不得有洩漏應保密之查核時間、地點及對象，洩漏因查核所獲應保密之資訊或資料等情形。

• 代辦採購廠商所悉採購資料〈政府採購法第89條〉

參、保密作為

由上可知，在採購過程中，對於特定資料必須以密件方式處理，而相關處理方式，則應依文書處理手冊中關於文書保密之規定辦理。舉例來說，機關在成立採購評選委員會之前，評選委員建議名單簽報機關首長或其授權人員核定時，簽辦公文應註明為密件，並置於密件專用封套內，必要時，由承辦人以親持密件處理。

　　其後，如發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員，全體評選委員名單若不於招標文件中公開者，則應以密件方式對各委員分繕發文。機關如將廠商投標文件於評選前函送評選委員審閱，或函知開會通知單及會議紀錄等資料，亦應以密件方式分繕發函，並載明評選委員對於廠商投標之文件內容及所知悉之資訊應予保密，不得挪作他用或和廠商私下接洽與該採購案有關之事務。

四、結語

由上可知，在採購過程中，對於特定資料必須以密件方式處理，而相關處理方式，則應依文書處理手冊中關於文書保密之規定辦理。舉例來說，機關在成立採購評選委員會之前，評選委員建議名單簽報機關首長或其授權人員核定時，簽辦公文應註明為密件，並置於密件專用封套內，必要時，由承辦人以親持密件處理。

＜資料來源：摘錄自清流月刊100年一月號及二月號＞

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  1) 機密維護宣導-淺談採購業務之保密規定10906.pdf